So erstellen Sie eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung

Als Vermieter einer Ferienwohnung möchten Sie nicht nur Buchungen generieren, sondern auch Sicherheit – für sich selbst und Ihre Gäste. Eine gut formulierte Buchungsbestätigung schafft genau das: Verlässlichkeit, Transparenz und Vertrauen. Doch was genau gehört in eine Buchungsbestätigung? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten sollten und welche Inhalte nicht fehlen dürfen, um eine klare und rechtssichere Bestätigung an Ihre Gäste zu schicken.

Was ist genau eine Buchungsbestätigung?

Im Rahmen der Ferienvermietung stellen Sie eine Unterkunft gegen die Zahlung eines vorher festgelegten Betrages an einen Gast bereit. Der Gast darf die Unterkunft hierbei für einen fest definierten Zeitraum nutzen. Somit schließen Sie mit dem Gast einen Mietvertrag auf Zeit. 

Bei jeder Vermietung sollten Sie daher dem Gast eine Buchungsbestätigung senden. Wie es der Name bereits verrät, bestätigen Sie mit diesem Dokument die Vermietung Ihrer Ferienwohnung für den gebuchten Zeitraum. Die Buchungsbestätigung ist hierbei ein rechtsverbindlicher Vertrag. Sie dient als Nachweis, dass Sie dem Gast Ihre Unterkunft zur Verfügung stellen. Darüber hinaus benötigen Sie die Bestätigung, um Ihre Einnahmen z.B. für die Versteuerung beim Finanzamt nachzuweisen. Sollte es zu Rechtsstreitigkeiten im Kontext der Buchung kommen, ist die Buchungsbestätigung ein wichtiges Beweisstück.

Abschluss eines rechtsverbindlichen Vertrages

Wenn Sie einem Gast eine Bestätigung der Buchung über die Anmietung der Ferienwohnung senden, schließen Sie - wie bereits erklärt - mit ihm einen rechtsverbindlichen Vertrag ab. Ein Vertragsabschluss beinhaltet Vorgaben, an die Sie sich halten müssen. Gleiches gilt für Ihren Vertragspartner.

Pflichten des Gastgebers

Bei einem Buchungsvertrag für eine Ferienwohnung ergeben sich in der Regel folgende Verpflichtungen:
 

• Sie müssen dem Gast die Ferienwohnung im gebuchten Zeitraum zur Verfügung stellen.
• Sie sind verpflichtet, für die Bereitstellung der im Vertrag enthaltenen Zusatzleistungen zu sorgen.
• Sie übergeben die Ferienwohnung in einem sauberen Zustand.
• Sie haben die Funktionsfähigkeit aller technischer Geräte überprüft.

Was ist bei Zusatzleistungen als Bestandteil des Buchungsvertrages zu beachten?

Es ist üblich, im Vertrag Zusatzleistungen zu definieren, die der Gast während der Mietzeit nutzen darf. Die Leistungen variieren entsprechend der Bedürfnisse des Gastes und Ihrem Angebot. Zu diesen Leistungen können gehören:
 

• Babybett
• Grill
• Bettwäsche
• Handtücher
• Aufbettung für ältere Kinder
• Terrassenmöbel
• Nutzung eines Parkplatzes
• etc.

Die angebotenen Zusatzleistungen sind häufig von der Lage, der Größe und der Ausstattung der Ferienwohnung abhängig. Beachten Sie, dass der Gast nur einen Anspruch auf die Ausstattung hat, die im Vertrag vereinbart ist. Zudem ist es wichtig, dass alle Preisbestandteile und Kosten für die gebuchten Zusatzleistungen von Ihnen offen an Ihren Gast kommuniziert und somit Vertragsbestandteil werden. 

Pflichten des Gastes

Eine Verpflichtung aus Buchungsverträgen ergibt sich nicht nur für Sie als Vermieter. Auch der Gast muss die Vereinbarungen einhalten, die in dem Vertrag für seine Seite getroffen wurden.

Folgende Verpflichtungen ergeben sich für den Gast:
 

• Er verpflichtet sich zur Zahlung des Betrages innerhalb der gesetzten Frist.
• Er hält die die Bedingungen in Bezug auf die Reinigung der Unterkunft ein und geht mit der Unterkunft pfleglich um. 
• Er bringt ggf. Bettwäsche und Handtücher gemäß der Vereinbarung mit.
• Er beachtet während seines Aufenthaltes die Hausordnung (sofern eine kommuniziert wurde). 

Sie können weitere individuelle Vereinbarungen treffen, etwa über die Nutzung eines Gartens oder eines Parkplatzes (z.B. in der Hausordnung). Gültigkeit haben die Bestimmungen, die Sie gemeinsam in den Vertrag aufnehmen. Als Vermieter haben Sie das Recht, Einschränkungen zu definieren. So können Sie beispielsweise festlegen, dass die Nutzung des gesamten Gartens nicht gestattet ist. Diese Praxis ist üblich, wenn sich die Ferienwohnung auf dem Grundstück befindet, auf dem Sie selbst wohnen.

Wozu benötigt der Vermieter eine Buchungsbestätigung für Ferienunterkünfte?

Die Buchungsbestätigung ist ein wichtiges Dokument, da Sie gemeinsam mit dem Gast einen schuldrechtlichen Vertrag schließen. Dies bedeutet, dass beide Parteien aus dem Vertrag Ansprüche herleiten können. Als Vermieter haben Sie den Anspruch auf die Bezahlung der Miete. Der Gast hat den Anspruch auf eine Ferienwohnung, die der vertraglichen Beschreibung entspricht. Weitere Ansprüche bestehen auf vereinbarte Zusatzleistungen und die Einhaltung der hygienischen Bestimmungen. Sollte es Probleme geben, bildet der Vertrag die Grundlage für die Herleitung schuldrechtlicher Ansprüche. Allein aus diesem Grund sollten Sie auf die Schließung eines Buchungsvertrages nicht verzichten.

Was gehört in eine Buchungsbestätigung?

Es gibt verschiedene Vorgaben, nach denen Sie als Vermieter die Buchungsbestätigung gestalten sollten. Grundsätzlich sind Sie in der Gestaltung der Form frei. Wichtig ist nur, dass die Buchungsbestätigung alle relevanten Informationen erhält.

Der Einfachhalt halber können Sie ein Formular entwerfen, das alle relevanten Informationen enthält. Dieses Formular passen Sie an den jeweiligen Gast an. Dies sorgt für Übersichtlichkeit und ist einfach zu realisieren.Zudem lassen sich über viele Property Management Systeme (PMS) Buchungsbestätigung automatisiert nach Buchungseingang verschicken, was Ihnen hier Arbeit abnehmen kann. 

Wann kommt ein Beherbergungsvertrag zustande?

Die Buchungsbestätigung gilt als verbindlicher Beherbergungsvertrag. Dieser Vertrag kommt in dem Augenblick zustande, in dem beide Parteien in die Buchung eingewilligt haben. Die Reservierung der Ferienwohnung wird in der Regel dann verbindlich, wenn der Gast die Anzahlung oder den Kaufpreis zahlt. Alternativ kann der Beherbergungsvertrag durch den Klick auf einen Button bei digitalem Vertragsabschluss zustande kommen.

Reservierung oder Beherbergungsvertrag?

Es ist wichtig, dass Sie zwischen einer Reservierung und einem Beherbergungsvertrag unterscheiden. Eine bloße Reservierung hat keine rechtliche Relevanz. Die eigentliche Buchung kommt erst mit der Buchungsbestätigung zustande.

Wann sollte die Buchungsbestätigung verbindlich an den Gast versendet werden?

Der verbindliche Versand der Buchungsbestätigung und des Vertrages an den Gast ist erst dann möglich, wenn dieser den Beherbergungsvertrag bestätigt hat. Liegt nur eine unverbindliche Anfrage für einen Zeitraum vor, sind Sie als Vermieter nicht berechtigt, eine Buchungsbestätigung zu versenden. Sie müssen zwingend die sogenannte Willenserklärung des Mieters abwarten.
 

Die Bedeutung der Buchungsbestätigung erkennen

Die Bestätigung Ihrerseits für die Vermietung einer Ferienunterkunft ist in jedem Fall verbindlich. Beachten Sie deshalb die Rechtsfolgen, falls Sie Ihren Teil des Vertrages nicht erfüllen können. In diesem Fall kann der Gast einen Anspruch auf Schadenersatz geltend machen. Anders betrachtet haben Sie einen Anspruch auf die Zahlung der Miete für den gebuchten Zeitraum. Hier ist auch eine mündliche Willenserklärung des Gastes rechtsverbindlich. Sollte der Gast den Termin nicht wahrnehmen können, hätten Sie Anspruch auf die Zahlung der ausstehenden Summe. Sie haben aber grundsätzlich die Möglichkeit, den Vertrag aus Gründen der Kulanz zu widerrufen. Somit ist es wichtig zu wissen, dass sich die Rechtsverbindlichkeit nicht automatisch ergibt. Sie müssen nicht zwingend einen Schadensersatz fordern und der Gast muss es auch nicht. Wenn Sie sich über die Vertragsauflösung einig sind, ist dies im Sinne des Gesetzes vollkommen legitim.

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