Digitale Gästemappe für Ferienwohnungen

Wer eine Ferienwohnung mietet wird gerne persönlich begrüßt. Auch Informationsmaterial über das Feriendomizil, die Regionalkultur und die Sehenswürdigkeiten der Umgebung gehören zum guten Ton. Der Goldstandard ist die Gästemappe. Dabei wird die elektronische Form immer wichtiger. Sie ist nicht nur besonders praktisch für Mieter und Vermieter.
 

Spätestens von der Generation Z wird sie auch erwartet. Aber was ist eine Gästemappe überhaupt? Wo liegen die Vor- und Nachteile der analogen und digitalen Variante? Und welche Anbieter gibt es? Wir fassen die wichtigsten Antworten zusammen.

Was ist eine Gästemappe?

Gästemappe: Papier oder elektronisch?

Grundsätzlich haben Vermieter einer Ferienwohnung die Möglichkeit zwischen digitalen Lösungen und Gästemappen auf Papier zu wählen. Heute stellt sich die Frage, nicht mehr, ob sie in digitaler oder analoger Form in der Ferienwohnung liegen sollte. Es gilt: Im 21. Jahrhundert ergänzen sich beide Varianten in ihren Stärken.
 

Das liegt auch daran, dass unterschiedliche Gäste abweichende Erwartungen stellen. Während ältere Gäste großen Wert auf den haptischen Eindruck einer physischen Mappe legen, ist dies bei jüngeren Gästen weniger der Fall. Dennoch kann eine Papiermappe auch bei jüngerem Klientel wertvolle Dienste leisten.
 

Durch ein hybrides Konzept z.B. über abgedruckte QR-Codes gelingt der Brückenschlag in die digitale Welt. Es bietet sich beispielsweise an, Basisinformationen abzudrucken. Der mit dem Smartphone gescannte Code führt daraufhin zu detaillierteren Informationen. Hochwertig designte Gästemappen aus Papier gehören also als Begrüßungsanker in jede Ferienwohnung. Schließlich nimmt auf die Generation Z auf der Couch gerne einmal eine Infomappe in die Hand.

Vor- und Nachteile einer Gästemappe aus Papier

Liegt eine klassische Gästemappe in der Ferienwohnung, ist sie meist das erste, das ein Gast wahrnimmt. Hier ist es wie bei einer Visitenkarten: Der erste Eindruck zählt. Mit einer Papiermappe in der Ferienwohnung drücken Gastgeber ein hohes Maß an Wertschätzung für ihre Gäste aus. Die Grundvoraussetzung ist aber, dass die Mappe beispielsweise auf hochwertigem Papiergedruckt ist und über einen edlen Einband verfügt. Insbesondere, wer sich bei seiner Ferienwohnung nur auf eine Papiermappe verlassen möchte, sollte die Vor- und Nachteile kennen.
 

Vor- und Nachteile einer digitalen Gästemappe

Die digitale Gästemappe ist die moderne Form der Gästekommunikation. Über einen QR-Code, eine App oder einen direkten Weblink können Vermieter einer Ferienwohnung Mehrwert für ihre Gäste schaffen. Sie ermöglichen die multimediale Präsentation von Informationen und je nach Anbieter sogar die direkte Kommunikation mit Gästen. Wichtiger noch: Durch das Hosting im Internet können Gäste der Ferienwohnung mit ihrem Smart-Device von überall aus darauf zugreifen. Das funktioniert sogar schon während der Anreise im Bus, Zug oder Flugzeug.
 

Ganz gleich, ob Sie sich für eine digitale oder analoge Mappe entscheiden - oder beides kombinieren. Wichtig ist ein einheitliches Design - in Marketingkreisen auch Corporate Design genannt. Während private Vermieter mit nur einer Ferienwohnung diesen Punkt in der Gästekommunikation weniger beachten müssen, ist er bei größeren gewerblichen Vermietern umso wichtiger.

Gleichen Sie dazu sowohl Farben und Logos als auch Bilder, Schriftarten und den Sprachstil an. Damit Ihre Gäste alle notwendigen Informationen finden, ist eine klare Struktur hilfreich. Untergliedern Sie die Gästemappe für Ihre Ferienwohnung daher in Abschnitte wie "Ihr Domizil", "Hausregeln", "Kontakte", "Reiseführer" etc. Wichtig: Stellen Sie sich als professionellen Gastgeber dar.

Eine weitere Besonderheit digitaler Gästemappen besteht in der Hinterlegung von Zusatzleistungen. Das Spektrum reicht von einem zusätzlichen Bett über die Abholung vom Flughafen bis zu buchbaren Touren. Die folgenden Informationen gehören in jedem Fall in eine vollständige Gästemappe:
 

• Informationen dazu, was Ihre Unterkunft so besonders macht. (Highlights)
• Lage der Wohnung
• Hintergrund zum Beherbergungsbetrieb bzw. zu Ihnen
• Hausregeln (u.a. Haustiere, Brandschutz, Rettungswege)
• Kontakt- und Notfallnummern
• Informationen zur Reiseregion
• Ausflugstipps / Reiseführer
• Fahrpläne des ÖPNV
• Nummern von Taxiunternehmen
• Wander- / Radwegekarte
• Aktueller Veranstaltungskalender
• Informationen zu zusätzlich buchbaren Dienstleistungen

WLAN und Landingpage für Ihre Gäste

Mobiles Internet hat zwar mittlerweile beinahe jeder Gast auf dem Smartphone. Ein zuverlässiges WLAN in der Ferienwohnung ist aber ein zusätzliches Plus. Es sorgt dafür, dass Ihre Gäste die Inhalte der digitalen Gästemappe auch auf Tablets und Notebooks in voller Größe ansehen können. Zudem ist die hohe Geschwindigkeit ideal, um aufwendige Gästemappen mit multimedialen Inhalten anzubieten.

Zudem kommt eine Ferienwohnung ohne kostenfreies WLAN für viele Gäste gar nicht mehr für eine Buchung infrage. Wichtig: Richten Sie die Startseite Ihres WLANs so ein, dass dort direkt die digitale Gästemappe erscheint. Damit tauchen Ihre Gäste unabhängig vom genutzten Gerät gleich in Ihre Gästemappe ein.

Zusammenfassung

Eine Gästemappe ist ein wichtiges Tool für die Kommunikation zwischen Gastgeber:innen und Gästen von Ferienwohnungen. Sie enthält wichtige Informationen wie Check-in-Details, WLAN-Passwörter, Hausregeln und Tipps zu regionalen Attraktionen. Die Gästemappe gibt es in zwei Varianten: analog auf Papier und digital. Beide Formate ergänzen sich und können z.B. durch einen QR-Code in der Papiermappe kombiniert werden. Durch die Nutzung eines ansprechenden Designs, welches an dem Corporate Design des Ferienobjektes angelegt ist, sowie durch die Nutzung von zielgruppenrelevanten Inhalten können Gästemappen dazu dienen, den Aufenthalt der Gäste zu bereichern und eine gute Sternebewertung zu erzielen. 

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