Doppelbuchung adé: Effiziente Kalendersynchronisation mittels iCal / ICS Link

Als Vermieter oder Vermieterin von Ferienunterkünften kennen Sie die Herausforderung, Ihre Unterkunft auf verschiedenen Plattformen wie Travanto, Airbnb, Booking.com und anderen zu verwalten. Die manuelle Aktualisierung Ihrer Verfügbarkeiten auf mehreren Portalen kann zeitraubend und fehleranfällig sein. Sollten Sie keinen Channelmanager nutzen, der auch Ihre Kalender automatisch abgleicht, gibt es die Möglichkeit, die Kalender mittels iCal/ICS Links zu synchronisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau ein ICS Kalender ist, wie Sie ihn nutzen können und welche Vorteile er Ihnen bei der Vermietung bietet.

Was ist ein ICS Kalender?

Bei ICS handelt es sich um ein standardisiertes Dateiformat, das zur Darstellung von Kalenderdaten verwendet wird. ICS steht dabei für “Internet Calendar Scheduling” (dt. Internet Kalenderplanung/-terminierung). Da es sich bei ICS um das Dateiformat eines sog. iCalendars handelt, spricht man auch oft kurz von einem iCal-Kalender. Das Dateiformat wird dafür genutzt, gespeicherte Kalendereinträge an Empfänger zu senden und diese entsprechend zu verarbeiten. Daher ist es im Ferienhausbereich gängig, Kalender mittels einer ICS-Verbindung miteinander zu verknüpfen, um Buchungen automatisch in Kalendern anderer Portale zu hinterlegen.

Nutzung und Vorteil der Kalendersynchronisation

Die Kalendersynchronisation mittels ICS Link ermöglicht es Ihnen, Ihre Verfügbarkeiten und Buchungen automatisch zwischen verschiedenen Plattformen zu synchronisieren. Wenn Sie Ihre Ferienunterkünfte auf mehreren Portalen anbieten, ist dies besonders wichtig und sinnvoll, da es Ihnen Zeit und Mühe erspart, jeden Kalender manuell zu aktualisieren. Sobald Sie eine Buchung auf einer Plattform erhalten oder Ihre Verfügbarkeit ändern, wird diese Information automatisch auf allen anderen Plattformen aktualisiert, auf denen Sie Ihre Unterkunft präsentieren. 

Vorgehensweise beim Import

Um Kalender miteinander zu synchronisieren, benötigen Sie einen entsprechenden Link im .ics-Format. Ein solcher Link sollte Ihnen von jedem Buchungsportal zur Verfügung gestellt werden, bzw. abrufbar sein in Ihrem Login-Bereich. Zu erkennen sind die Links an der entsprechenden Endung “.ics” im Link. Bei Travanto könnte der Link so aussehen: https://login.travanto.de/ics/a1b2c3def456.ics
 

Wenn Sie einen solchen Link von einem Portal exportiert haben, müssen Sie diesen anschließend in den entsprechenden Bereich auf einem anderen Portal importieren. Meist finden Sie diese Möglichkeit im Bereich, wo Sie Ihre Belegzeiten eintragen können.Achten Sie stets darauf, wie sich die Kalender verhalten, sobald ein aktiver Import stattfindet. Bei Travanto beispielsweise ordnet sich der Kalender unter, sodass alle Belegungen (außer verbindliche Onlinebuchungen, die Travanto selbst vermittelt hat) über den Import kommen müssen. Das bedeutet, dass keine manuelle Belegung direkt bei Travanto eingetragen werden kann, da diese bei der nächsten Synchronisation automatisch überschrieben wird. Fragen Sie im Zweifelsfall unbedingt beim Anbieter Ihres Kalenders nach, um Doppelbuchungen zu vermeiden. 

Wichtig: Prüfen Sie vor dem Import unbedingt die Daten auf diesem Link. Die Daten sollten vollständig vorliegen, damit auch künftig alle Buchungen und Belegungen korrekt übermittelt werden. Um die Daten auf Ihrem Kalenderlink zu prüfen, fügen Sie diesen am besten in einen Kalender ein, sodass Sie alle Kalendereinträge sehen können. Sie können hierfür beispielsweise einen Google-Kalender verwenden und dort den Link als weiteren Kalender über URL hinzufügen. Sie müssten dann für alle Belegungen einen entsprechenden ganztägigen Termin in Ihrem Kalender sehen. Dabei ist es ausreichend, wenn die Einträge keinen Titel haben oder “Blockiert” oder Ähnliches heißen. Sie müssen nicht zwingend den Namen Ihrer Gäste beinhalten, um zu funktionieren.

Häufige Fehler und Probleme bei der Kalendersynchronisation

Bei der Verwendung von ICS Links treten gelegentlich Fehler auf, die wir natürlich gerne verhindern möchten, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Daher ist es wichtig, den Kalender und die Einträge vor dem Import zu überprüfen. Folgende Fehler können auftreten:

1. Es werden nicht alle Belegungen importiert

Hier ist es wichtig zu verstehen, ob diese Belegungen lediglich nicht importiert werden - also nicht bei dem Portal angezeigt werden, bei dem wir den Link einpflegen möchten. Oder ob das Problem bereits beim Export der Daten entsteht, also bei dem Portal, von dem wir uns die Belegungen anschauen. Um das zu überprüfen, empfiehlt es sich, die vorhandenen Belegungen auf dem Kalender zu prüfen, indem Sie diesen in ein Kalender-Tool als weiteren Kalender einpflegen. In den meisten Fällen können Sie sehen, dass das Problem scheinbar beim Export zustande kommt.

Das liegt häufig daran, dass Portale zwischen Buchungen und Belegungen unterscheiden. Buchungen sind direkt über das jeweilige Portal eingetroffen, während Belegungen z.B. von anderen Portalen importiert wurden oder manuell eingetragen wurden. In manchen Fällen kommt es dazu, dass nur Buchungen exportiert werden. Achten Sie daher stets darauf, alle Belegungen zu exportieren, damit andere Portale auch alle Informationen enthalten können. Sollten Sie die Unterscheidung nicht finden, kontaktieren Sie in jedem Fall das entsprechende Portal, um Fehler zu vermeiden. Sollten Sie feststellen, dass die Informationen beim Import verloren gehen, setzen Sie sich unbedingt mit dem Portal in Verbindung, bei dem Sie die Informationen einpflegen möchten.

2. Bei der Verknüpfung mit einem dritten Kalender gehen Daten verloren

Wenn Sie mehrere Kalender miteinander verknüpfen, kann es zu Fehlern kommen. Dies liegt daran, dass Buchungen und Belegungen teilweise unterschiedlich verarbeitet werden. Wir raten davon ab, eine Verknüpfung zwischen zwei Kalendern herzustellen und ein drittes Portal nur einseitig anzuschließen. Also angenommen, Sie importieren von A nach B, zusätzlich von B nach A und schließen dann Portal C an, indem Sie lediglich von A nach C senden:

Hierbei kann es zu einem Datenverlust kommen, wenn die Daten von B nicht richtig angezeigt werden. Auch kann es hierbei dazu kommen, dass Sie stornierte Buchungen ggf. gar nicht mehr löschen können, weil sich die Daten immer automatisch wieder eintragen. Besser wäre es daher, eine Art Kreis zwischen den Kalendern zu bilden und sie folgendermaßen zu verknüpfen: A zu B, B zu C und C zu A.

Beachten Sie hierbei bitte, dass Sie zudem die Exporteinstellungen der Kalender prüfen und es wichtig ist, dass alle Belegungen von den jeweiligen Portalen exportiert werden. Auch hierbei kann es allerdings zu Datenverlust kommen. Um Übertragungsfehler zu vermeiden, empfehlen wir daher bei mehr als zwei Portalen generell die Synchronisierung über einen externen Kalender oder ein Verwaltungssystem (PMS) zu verwalten: 

3. Es werden gar keine Belegungen angezeigt

Dies passiert in der Regel nur, wenn Sie einen externen Kalender (z.B. Ihren regulären Kalender bei Google) importieren - nicht bei der Verwendung eines ICS Links eines Buchungsportals. Achten Sie bei der Verwendung von externen Kalendern stets darauf, dass Sie diesen öffentlich freigeben. Dies finden Sie in den allgemeinen Kalendereinstellungen. Das Teilen von Verfügbarkeiten ohne Details ist dafür ausreichend. Bei privaten Kalendern können externe Tools nicht auf den Kalender zugreifen, weshalb der Abgleich nicht funktioniert. Sobald Ihr Kalenderabgleich nicht richtig funktioniert, kontaktieren Sie unbedingt die Buchungsportale, mit denen Sie zusammenarbeiten, sodass eine schnelle Lösung gefunden werden kann.

Channelmanager oder Verwaltungssystem als Alternative zur Synchronisation

Um die genannten Fehler zu vermeiden, empfehlen wir - bei mehr als zwei Buchungsportalen - die Synchronisation der Daten zu vereinfachen. Hier können Sie entweder ein Verwaltungssystem (PMS) verwenden, z.B. Smoobu, fewoFlow oder FewoManager. Hier erfolgt der Abgleich der Kalenderdaten über eine Schnittstelle. Mit Hilfe einer Schnittstelle können bestimmte Daten von Ferienwohnungen zwischen zwei Systemen automatisch synchronisiert werden - die meisten Verwaltungssysteme synchronisieren neben Belegungen auch Preise oder Ausstattungsmerkmale.

Alternativ können Sie einen Channelmanager nutzen, bei dem der Kalender ebenfalls synchronisiert wird. Beim Channelmanager von Travanto werden beispielsweise alle Daten übertragen und für die Buchung wird in Echtzeit auf den Kalender zugegriffen - ein Abgleich zwischen den verschiedenen Portalen verläuft auch hier über eine Schnittstelle und ist damit weniger fehleranfällig.

Zusammenfassung

Ein automatischer Abgleich von Kalenderdaten ist eine wertvolle Methode für Vermieter und Vermieterinnen von Ferienwohnungen und Ferienhäusern, um ihre Verfügbarkeiten effizient auf verschiedenen Plattformen zu verwalten. Die automatische Synchronisation spart Zeit und reduziert das Risiko von Doppelbuchungen erheblich. Bei der Verwendung eines ICS Links sollten Sie aber unbedingt darauf achten, dass dieser korrekt funktioniert und alle relevanten Daten enthält. Sobald der Link korrekt funktioniert, brauchen Sie diesen nur einmal hinterlegen - ab dann synchronisieren sich Ihre Belegungen automatisch. Wenn Sie bereits einen Channelmanager oder ein Verwaltungssystem verwenden, prüfen Sie unbedingt, ob dort bereits eine Möglichkeit der Kalendersynchronisation integriert ist.