Rechnungsstellung leicht gemacht: Tipps für Vermieter von Ferienwohnungen

Warum ist eine korrekte Rechnungsstellung wichtig?

Rechnungen sind nicht nur ein rechtliches Dokument, sondern auch die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Sie bieten Gastgebern und Gästen Klarheit über die erbrachten Leistungen und deren Bezahlung. Darüber hinaus sind sie für steuerliche Zwecke notwendig, insbesondere wenn Umsatzsteuer im Spiel ist oder es um Steuererklärungen bezüglich des Umsatzes geht.

Inhalte einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung im Bereich der Ferienunterkunftsvermietung muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Gemäß §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) sollten folgende Punkte enthalten sein:
 

• Name und Anschrift des Gastgebers und des Gastes
• Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
• Datum der Rechnungserstellung
• Leistungszeitraum, also der Zeitraum der Unterkunftsnutzung
• Beschreibung der Leistung, z. B. „Vermietung Ferienwohnung XYZ vom [Datum] bis [Datum]“
• Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Netto-, Steuer- und Bruttobetrag (falls umsatzsteuerpflichtig)
• Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag, sofern Umsatzsteuer anfällt
• Hinweis auf Steuerbefreiung, falls die Vermietung umsatzsteuerfrei ist (z. B. bei Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG).

Besonderheiten bei der Ferienvermietung

Die Rechnungsstellung im Bereich der Ferienvermietung weist einige Besonderheiten auf:
 

• Umsatzsteuerpflicht oder Steuerfreiheit: In vielen Fällen ist die Vermietung zu Wohnzwecken von der Umsatzsteuer befreit. Bei kurzfristiger Beherbergung (z. B. Ferienunterkünften) ist diese jedoch oft umsatzsteuerpflichtig, in Deutschland beispielsweise je nach Leistung mit 7 % oder 19 %.
• Zusatzleistungen: Zusätzlich zur Unterkunft können auch weitere Services wie Frühstück, Endreinigung oder Fahrradverleih angeboten werden. Diese müssen separat aufgeführt werden und können einem anderen Steuersatz unterliegen. Beispielsweise kann auf die Übernachtung i.d.R. ein ermäßigter Steuersatz von 7 % angewendet werden, während für das Frühstück ein regulärer Steuersatz von 19 % gilt. Ebenso kann die Endreinigung i.d.R. zum Beispiel mit einem Steuersatz von 19 % berechnet werden.
• Online-Plattformen: Gastgeber , die über Onlinebuchungsplattformen vermieten, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen die oben genannten Anforderungen erfüllen, auch wenn die Plattform automatisierte Abrechnungen erstellt.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung und wie sie vermieden werden können

Wie Sie sehen, birgt die Rechnungsstellung bei Ferienunterkünften einige Fehlerquellen, die Sie vermeiden sollten. Sie finden hier einige weiterführende Tipps: 
 

• Unvollständige Angaben: Wenn Pflichtangaben fehlen, kann dies bei der Steuerprüfung zu Problemen führen. Ein Rechnungsgenerator oder eine Buchhaltungssoftware kann helfen, Fehler zu vermeiden. Auch viele PMS-Systeme (Property Management Systeme) können Rechnungen erstellen. Diese erstellen Ihre für Ihre Buchungen automatisiert die Rechnung, was Ihnen manuellen Aufwand spart und Ihnen hilft, den Überblick zu behalten.
• Falscher Steuersatz: Gerade bei Zusatzleistungen ist der richtige Steuersatz entscheidend. Es ist daher wichtig, dass Sie sich zu Beginn Ihrer Vermietung informieren, welcher Steuersatz für welche Ihrer Leistungen anfällt. Eine klare Trennung der Leistungen auf den Buchungsportalen und in der Rechnung ist hilfreich, um alle Leistungen korrekt abzubilden. 
• Fehlende Nummerierung: Damit Rechnungen nachvollziehbar sind, benötigen sie eine eindeutige und fortlaufende Nummer. Eine Rechnungsnummer darf demnach nur einer Rechnung zugewiesen sein. Auch hier spart Ihnen ein Buchhaltungssystem oder Property Management System den Aufwand, die zuletzt verwendete Nummer gegenzuprüfen, Die Systeme weisen Ihrer Rechnung automatisch die nächste verfügbare Rechnungsnummer zu.

E-Rechnungen in der Ferienvermietung

Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, welche in den nächsten Jahren stückweise eingeführt wird. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die bestimmte strukturierte Datenformate nutzt. In Deutschland sind hierbei vor allem die ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung gebräuchlich.

Je nach Größe sind Unternehmer ab dem 01.01.2027 bzw. ab dem 01.01.2028 dazu verpflichtet, in Ihrer Rechnungsstellung nur noch E-Rechnungen zu nutzen. Gastgeber sollten daher prüfen, ob sie ihre Rechnungsstellung entsprechend anpassen müssen. Wichtig ist, dass die Rechnungen digital erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Falls Sie Rechnungen bisher manuell oder als PDF erstellen, ist es ratsam, rechtzeitig auf ein System umzusteigen, das die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht. Alternativ können Sie auch einen Dienstleister beauftragen, der die E-Rechnungen für Sie erstellt und versendet.

Zusammenfassung

Eine sorgfältige und korrekte Rechnungsstellung ist ein entscheidender Bestandteil der Vermietung von Ferienunterkünften. Sie sorgt nicht nur für Übersichtlichkeit bei allen Beteiligten, sondern kommt auch wichtigen rechtlichen und steuerlichen Vorgaben nach. Mit einem strukturierten Ansatz und den richtigen Hilfsmitteln können Vermieter den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: die optimale Betreuung ihrer Gäste.