Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen: Muss es persönlich sein?

Die Ferienwohnung ist vermietet, der Gast reist an - und woher bekommt er den Schlüssel? Sie müssen den Schlüssel zur Ferienwohnung nicht persönlich übergeben, es gibt andere, sichere Möglichkeiten. Aber wie genau kann die Schlüsselübergabe sicher und zuverlässig gestaltet werden?

Manche Vermieter lassen immer noch den Schlüssel einfach im Schloss stecken, wenn sie abreisen. Das ist effizient für anreisende Gäste und mag in einsamen Gegenden auch tatsächlich funktionieren. Was aber, wenn sich so Fremden Zutritt verschaffen? Effizienz ist nicht alles, Wohnung und Gäste müssen sicher sein. Für Gäste ist dagegen die Effizienz ausschlaggebend. Sie wollen schnell in die Wohnung kommen, und es soll unkompliziert sein. Neben Maklerservice und dem klassischen Versteck unter der Türmatte bieten sich heute digitale Systeme an. Ein Code für das Türschloss ist genauso eine Möglichkeit wie der Schlüsseltresor.

Darauf sollten Sie bei der Schlüsselübergabe achten

Die Rahmenbedingungen sind klar: Sie haben den Schlüssel, Ihre Gäste wollen in die Ferienwohnung. Sie wollen nicht stundenlang vor der Ferienwohnung warten, bis ihre Gäste wirklich da sind. Umgekehrt wollen Ihre Gäste nicht warten, bis Sie Ihnen den Schlüssel übergeben. Neben Verspätungen bei der Ankunft sind kurzfristige Buchungen schwierig. Wohnen Sie nicht in der Nähe Ihrer Ferienwohnung, sind Zeit- und Kostenaufwand ebenfalls zu bedenken. Es muss also eine andere, sichere Lösung gefunden werden.
 

Persönliche Übergabe

Persönlicher Kontakt zu den Gästen, eine herzliche Begrüßung und die Einweisung gleich dazu: Die persönliche Übergabe des Schlüssels ist bei den meisten Vermietern und Vermieterinnen beliebt. Auch Gäste schätzen in der Regel den persönlichen Kontakt. Sie können Fragen loswerden, erhalten Tipps und beugen über die direkte Kommunikation Probleme vor. Die persönliche Schlüsselübergabe ist deshalb immer eine gute Lösung.

Schlüsseltresor, Schlüsselsafe

Der Schlüsseltresor oder Schlüsselsafe ist ein kleiner Schrank im äußeren Eingangsbereich von Ferienwohnung oder Ferienhaus, in dem der Schlüssel sicher verwahrt wird. Diese Schlüsselbox ist mit einem Code gesichert, den Sie als Vermieter oder Vermieterin an Ihre Gäste weitergeben können. Sie können die kurze Zahlenkombination beispielsweise kurz vor der geplanten Ankunftszeit Ihrer Gäste per Smartphone zusenden. Das hat Vorteile für beide Seiten:
 

• Sie müssen bei der Schlüsselübergabe nicht persönlich anwesend sein.
• Ihre Gäste können sofort und ohne Umwege die Ferienwohnung betreten.
• Der Schlüssel ist auch aus Sicht der Versicherung sicher verwahrt und vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.

Schlüsselsafe, Schlüsseltresor oder Schlüsselbox sind niedrigschwellige Lösungen, die mit wenig finanziellem und zeitlichem Aufwand eine gute Lösung bieten. Noch einfacher ist es, ein öffentliches Schließfach zu nutzen. Die gibt es an Bahnhöfen und an öffentlichen Plätzen in der Nähe, meist an Verkehrsknotenpunkten. Allerdings müssen sich die Gäste dann bei der Anreise dorthin begeben. Und der Schlüssel muss irgendwie zum Schließfach kommen. Die Schließfächer selbst sind mit einem Code oder einem Schlüssel gesichert, die kommuniziert werden müssen. Sie müssen sich als Vermieter oder Vermieterin also selbst um die Schlüsselübergabe bemühen, wenn auch ohne den terminlichen Druck, der mit einer persönlichen Schlüsselübergabe einhergeht.

Schlüsselübergabe Service

Lassen Sie Ihre Ferienwohnung durch einen Service verwalten, ist die Schlüsselübergabe vermutlich kein Problem. Denn der Verwaltungsservice arbeitet mit Personal vor Ort zusammen, das die Schlüsselübergabe übernimmt. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, einen Service allein für die Schlüsselübergabe zu nutzen. Gegen eine Gebühr wird ein Vermittler vor Ort mit der Übergabe des Schlüssels betraut. Diese Gebühr wird über die Mietpreise an die Gäste weitergegeben. Wann und wo die Schlüsselübergabe tatsächlich stattfindet, klären Ihre Gäste mit dem Service.

Elektronisches Türschloss mit Code

Elektronische Türschlösser gibt es schon seit einigen Dekaden. Die Türen werden nicht mit Schlüsseln geöffnet, sondern mit einem Code oder einer PIN. Diese Nummernfolge bestimmen Sie selbst, und Sie können das Schließsystem immer wieder umprogrammieren. Ihren Gästen geben Sie den Code, sodass sie die Ferienwohnung problemlos entriegeln können. Vielleicht ist Ihnen dieses Systeme aus dem Hotel im Urlaub schon bekannt. Eine Schlüsselübergabe ist in diesem Fall unnötig. Allerdings entfällt auch die Einweisung in die Ferienwohnung, denn der persönliche Kontakt kommt gar nicht zustande.

Befindet sich Ihre Ferienwohnung in einem Haus mit vielen Wohnungen, müssen Ihre Gäste erst einmal die Haupttür öffnen. Auch das funktioniert ohne Schlüsselübergabe über den sogenannten smarten Türöffner. Diese App ist an die Sprechanlage gekoppelt. Über einen WLAN-Zugang haben Sie als Vermieter oder Vermieterin Zugriff auf die Sprechanlage. Sie lassen Ihre Gäste also persönlich in das Haus, auch wenn Sie gerade nicht vor Ort anwesend sind.

Smart-Lock

Das Smart-Lock ist ein Schloss, das die Schlüsselübergabe hinfällig macht. Denn es gibt keinen Schlüssel. Das Türschloss ist elektronisch gesichert und wird digital gesteuert. Ihre Gäste entsperren die Tür mit ihrem Smartphone. Das Smart-Lock System muss allerdings erst einmal installiert werden, was mit höheren Kosten einhergeht. Wer ohnehin einige Neuerungen an und in der Ferienwohnung einführen wollte, rüstet das Türschloss gleich mit um. Das Smart-Lock ist modern und nachhaltig, es spart viel Aufwand.

Geschäfte & Cafés

Ferienhäuser und -wohnungen befinden sich in der Regel in touristisch attraktiv gesattelter Umgebung. Restaurants, Cafés und Geschäfte sind also in unmittelbarere Umgebung vorhanden. Wollen Sie die Schlüsselübergabe persönlich und sicher gestalten, können aber nicht selbst anwesend sein, gehen Sie eine Kooperation ein. Sie hinterlegen den Schlüssel zur Ferienwohnung in einem ortsansässigen Restaurant, Geschäft oder Café. Dort können ihre Gäste den Schlüssel abholen. Um sich zu autorisieren, geben sie einen Code an oder zeigen die Buchungsbestätigung vor. Gastronomen und Geschäftsinhaberinnen profitieren davon, denn die Gäste kennen die Anlaufstelle. Einen Nachteil hat das allerdings: Die Schlüsselübergabe kann nur zu Öffnungszeiten von Restaurant, Café oder Geschäft erfolgen.

Schlüsselversteck

Leben Sie als Vermieter nicht in direkter Nähe zum Ferienhaus oder zur Ferienwohnung, ist eine persönliche Schlüsselübergabe schwierig. Es ist müßig, für verspätete Flüge, Anreisen mitten in der Nacht und andere Kalamitäten nach Schuldigen zu suchen. Fakt ist: Manchmal steht der persönlichen Schlüsselübergaben einfach viel entgegen. Das klassische Schlüsselversteck unter der Fußmatte ist deshalb immer noch eine Option. Präparierte Steine im Garten des Ferienhauses oder Gartenzwerge, gut erkennbare Blumentöpfe und ähnliche Verstecke sind deshalb immer noch eine gute Möglichkeit, die Schlüsselübergabe reibungslos zu gestalten.

Nachbarn beauftragen

Pflegen Sie ein gutes Verhältnis zu den Nachbarn, können diese die Schlüsselübergabe für Sie übernehmen. Für Ihre Gäste ist das unter Umständen sehr angenehm: Viele Menschen schätzen immer noch den persönlichen Kontakt mit ihrem Umfeld. Eine Einweisung kann dann ebenfalls über die Nachbarn erfolgen. Allerdings ist das für diese Menschen mit Aufwand verbunden, nicht jeder ist dazu bereit. Vor allem bei der Weitergabe von Informationen oder der Zahlung von weiteren Beträgen wie Kurtaxen oder Endreinigung, wenn Bettwäsche zur Nutzung übergeben werden soll, ist der persönliche Kontakt wichtig. Die Nachbarn übernehmen in diesem Fall die Aufgabe einer professionellen Verwaltung und werden von den Gästen ganz automatisch auch im Notfall als Ansprechpartner wahrgenommen.

Schlüssselübergabe per Post

Es ist immer noch möglich, sensible Dokumente und Gegenstände per Post zu versenden. Mit dem versicherten Versand, Einschreiben und ähnlichen Services stehen ausreichend Möglichkeiten für einen verhältnismäßig sicheren Versand zur Verfügung. Allerdings bleibt immer ein Restrisiko. Denn wie schnell der Schlüssel wirklich ankommt, kann nicht kalkuliert werden. Die Post gibt zwar Laufzeiten für ihre verschiedenen Produkte an, aber diese Angaben erweisen sich in der Praxis manchmal als zu optimistisch. Hin und wieder gehen Sendungen sogar verloren.

Bringen Sie das nötige Vertrauen auf, ist eine Schlüsselübergabe per Postversand allerdings eine gute Lösung. Denn Ihren Gästen steht der Schlüssel in diesem Fall schon vor der Anreise zur Verfügung. Das gibt Ihren Gästen die größtmögliche Freiheit bei der Planung der Anreise.

Fazit zur Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen

Viele Punkte sprechen für eine persönliche Schlüsselübergabe durch Sie als Vermieter oder Vermieterin, durch Verwalter oder einen entsprechenden Service. Aber es gibt auch zahlreiche Gründe, die für eine elektronische oder digitale Lösung sprechen. Welche Form die Schlüsselübergabe beziehungsweise der Zugang zur Ferienwohnung letztendlich annimmt, muss im individuellen Fall entschieden werden. Wichtig ist, dass Sie sich mit der Lösung wohlfühlen, die Sicherheit von Wohnung und Gästen gewährleistet ist und Ihre Gäste die Anreise als angenehm empfinden.

Klären Sie gegebenenfalls im Vorfeld mit Ihrer Versicherung, wie diese die Schlüsselübergabe über Mittelspersonen wahrnimmt. Setzen Sie Verwalter und Services ein, hat das ebenfalls Auswirkungen auf die benötigten Versicherungen.

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